Un associé qui envisage la sous-traitance cherche rarement le prix en premier. Il cherche le risque. C’est la bonne démarche : la production peut être déléguée, la responsabilité ne le peut pas. Voici les cinq clauses que nous vous recommandons d’exiger de tout prestataire, Monluca compris. Elles figurent dans nos contrats.
1. Le secret professionnel
L’expert-comptable est tenu au secret professionnel. Toute personne qui accède aux dossiers de ses clients doit être placée sous une obligation de confidentialité au moins aussi forte. Le contrat doit prévoir : une clause de confidentialité qui survit à la fin du contrat, l’engagement écrit de chaque collaborateur affecté à votre cabinet, une liste nominative des personnes ayant accès à vos dossiers, et des sanctions contractuelles en cas de manquement. Exigez aussi que le prestataire ne puisse pas sous-traiter à son tour sans votre accord écrit.
2. Le RGPD et les transferts de données
Le prestataire traite des données personnelles pour votre compte : il est sous-traitant au sens du RGPD, et l’article 28 impose un contrat écrit précisant l’objet, la durée, la nature du traitement, les catégories de données et vos instructions.
Lorsque l’équipe travaille hors de l’Union européenne, comme à Tunis, un transfert de données a lieu : en l’absence de décision d’adéquation, il doit être encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures techniques (accès nominatifs, chiffrement, journalisation, pas de copie locale des pièces).
Demandez le registre des traitements du prestataire et la description de ses mesures de sécurité. Pensez enfin à votre propre lettre de mission : vos clients doivent être informés du recours à un sous-traitant.
3. La responsabilité ordinale
Vis-à-vis de vos clients et de l’Ordre, vous restez responsable de l’intégralité des travaux, y compris ceux réalisés par le prestataire. Le contrat doit donc organiser votre supervision : droit de regard permanent sur les travaux, revue par un réviseur du prestataire avant toute remise, validation finale par le cabinet, indicateurs de qualité communiqués chaque mois.
Il doit aussi prévoir la responsabilité civile professionnelle du prestataire, avec attestation d’assurance, et une clause de garantie en cas de faute dans l’exécution. Ce que le prestataire ne peut pas faire, et ne doit pas prétendre faire : signer, attester, conseiller vos clients en son nom.
4. La réversibilité
Le jour où vous souhaitez reprendre la production en interne ou changer de prestataire, tout doit être organisé à l’avance : un préavis raisonnable, la restitution de l’ensemble des fichiers et des accès dans un format exploitable, la documentation des procédures propres à chaque dossier, une période de transition pendant laquelle le prestataire reste disponible pour les questions, et la suppression certifiée des données qu’il détiendrait encore. Une réversibilité bien écrite est aussi le meilleur indicateur d’un prestataire qui n’a pas besoin de vous retenir.
5. La propriété des données
Les pièces, les écritures, les paramétrages et les exports appartiennent à votre cabinet et à vos clients. Le prestataire ne dispose que d’un droit d’usage limité à la mission. Le contrat doit l’écrire, interdire toute réutilisation, y compris anonymisée ou statistique, et à plus forte raison toute utilisation pour entraîner des outils d’intelligence artificielle. Il doit également préciser où les données sont hébergées : chez Monluca, le travail s’effectue directement dans vos outils, sans base de données parallèle.
Et après la signature
Un contrat ne remplace pas une organisation. Désignez un interlocuteur de chaque côté, tenez le point mensuel, relisez les indicateurs, et faites vivre le périmètre. C’est ce que prévoit notre processus d’admission et de pilotage.
